- 產(chǎn)品介紹
會(huì)議策劃之器材準(zhǔn)備
現(xiàn)代化的會(huì)議離不開各種輔助器材,在召開會(huì)議之前,就應(yīng)該把各種輔助器材準(zhǔn)備妥當(dāng)。
1.桌椅、名牌(現(xiàn)代高檔會(huì)議室用桌面智能終端取代傳統(tǒng)名牌)、茶水
桌椅是最基本的設(shè)備,可以根據(jù)會(huì)議的需要擺成圓桌型或報(bào)告型,如果參加會(huì)議的人數(shù)較多,一般應(yīng)采用報(bào)告型,不需要準(zhǔn)備座位牌,如果參加會(huì)議的人比較少,一般采用圓桌型,并且要制作座位牌,即名牌,讓與會(huì)人員方便就座。但是為了提高會(huì)議的檔次及滿足現(xiàn)代會(huì)議的需要,一般采用能重復(fù)使用的桌面智能終端,推進(jìn)無(wú)紙化的進(jìn)程,真正體現(xiàn)綠色會(huì)議,智能會(huì)議的需要。
會(huì)議上的茶水飲料最好準(zhǔn)備礦泉水,因?yàn)槊總€(gè)人的口味不一樣,有的人喜歡喝茶,有的人喜歡喝飲料,還有的人喜歡喝咖啡,所以如果沒有特別的要求,礦泉水是最能讓每個(gè)人都接受的選擇。
2.簽到簿、名冊(cè)、會(huì)議議程
簽到簿的作用是幫助了解到會(huì)人員的多少,分別是誰(shuí),一方面使會(huì)議組織者能夠查明是否有人缺席,另一方面能夠使會(huì)議組織者根據(jù)簽到簿安排下一步的工作,比如就餐、住宿等。印刷名冊(cè)可以方便會(huì)議的主席和與會(huì)人員盡快地掌握各位參加會(huì)議的人員的相關(guān)資料,加深了解,彼此熟悉。
3.黑板、白板、筆
在有的場(chǎng)合,與會(huì)人員需要在黑板或者白板上寫字或畫圖,從而說明問題,雖然視聽設(shè)備發(fā)展得很快,但是傳統(tǒng)的表達(dá)方式依然受到很多人的喜愛,而且在黑板或白板上表述具有即興、方便的特點(diǎn)。此外,粉筆、萬(wàn)能筆、板擦等配套的工具也必不可少。
4.各種視聽器材
現(xiàn)代科技的發(fā)展帶來了投影儀、幻燈機(jī)、錄像機(jī)、鐳射指示筆或指示棒等視聽設(shè)備,給人們提供了極大的方便。在召開會(huì)議前,必須先檢查各種設(shè)備是否能正常使用,如果要用幻燈機(jī),則需要提前做好幻燈片。錄音機(jī)和攝像機(jī)能夠把會(huì)議的過程和內(nèi)容完整記錄下來,有時(shí)需要立即把會(huì)議的結(jié)論或建議打印出來,這時(shí)就需要準(zhǔn)備一臺(tái)小型的影印機(jī)或打印機(jī)。
5.資料、樣品
如果會(huì)議屬于業(yè)務(wù)匯報(bào)或者產(chǎn)品介紹,那么有關(guān)的資料和樣品是必不可少的。比如在介紹一種新產(chǎn)品時(shí),單憑口頭泛泛而談是不能給人留下深刻印象的,如果給大家展示一個(gè)具體的樣品,結(jié)合樣品一一介紹它的特點(diǎn)和優(yōu)點(diǎn),那么給大家留下的印象就會(huì)深刻得多。
6.會(huì)標(biāo)、背景板、展板
會(huì)標(biāo)一般指會(huì)議名稱和會(huì)議標(biāo)語(yǔ)橫幅。
為強(qiáng)化會(huì)議效果,許多會(huì)議將會(huì)標(biāo)美化、渲染為會(huì)議背景板(采用噴繪畫面),特別是一些特殊的如黨代會(huì)等,采用噴繪背景板,可將黨徽、旗幟等噴繪在畫面上,從而節(jié)約會(huì)議成本和準(zhǔn)備時(shí)間。但采用噴繪寫真畫面時(shí),一定要注意采用環(huán)保材料,否則噴繪寫真畫面散發(fā)的刺鼻氣味不僅影響會(huì)議氛圍,對(duì)與會(huì)者,尤其是主席臺(tái)就坐人員身體健康不利。
為渲染會(huì)議或活動(dòng),會(huì)場(chǎng)內(nèi)外放置展板是有效方法。