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會(huì)議在職場(chǎng)中每個(gè)人都會(huì)接觸到.文山會(huì)海.會(huì)而不議、議而不決也是常有的事情,如何才能做到高效開會(huì)呢,高效的會(huì)議流程節(jié)省時(shí)間的同時(shí),還能讓參會(huì)者明確會(huì)議的目的.以下幾點(diǎn)對(duì)于高效會(huì)議的進(jìn)行至關(guān)重要.
1. 通知到位：會(huì)議組織者需要對(duì)每個(gè)參會(huì)的人員都確保通知到位，讓每個(gè)與會(huì)者都知悉開會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)，而且一定要郵件通知，至少是會(huì)議開始前1-2天通知。
2. 議題明確：明確會(huì)議的議題是非常重要的,議題一定要?jiǎng)?wù)實(shí)具體.如不能簡(jiǎn)單說工作溝通會(huì)議,而應(yīng)該說關(guān)于某某某項(xiàng)目執(zhí)行過程中碰到的問題溝通會(huì)議.只有這樣才足夠明確聚焦,與會(huì)者腦袋里才會(huì)有一個(gè)明確的定位.
3. 會(huì)前提醒：在開會(huì)前1天的下午一定要和與會(huì)人員口頭再確定一遍是否能夠參加,尤其是如果這個(gè)會(huì)議本身比較重要,涉及到領(lǐng)導(dǎo)參加的話.
4. 會(huì)中主持：高效有序的會(huì)議,一定需要有一個(gè)會(huì)議主持,會(huì)議主持需要對(duì)整個(gè)會(huì)議議題、會(huì)議進(jìn)程進(jìn)行有意識(shí)的控制.
5. 快速記錄：會(huì)議達(dá)成的一些共同決議或者有意見,一定需要有會(huì)議記錄.會(huì)議記錄為盡可能全面記錄,建議可以進(jìn)行速記,如果速記能力比較強(qiáng)的話,可以直接在電腦上進(jìn)行記錄,這樣會(huì)后稍微修改下,就可以馬上發(fā)出會(huì)議記錄出來了,大家也能夠快速進(jìn)行響應(yīng),不至于忘記會(huì)上需要做的事情.
6. 會(huì)后跟進(jìn)通報(bào)：發(fā)了會(huì)議紀(jì)要之后，針對(duì)會(huì)上未解決的問題或者需要跟進(jìn)解決的問題,一定要有人進(jìn)行跟進(jìn),并對(duì)與會(huì)人員進(jìn)行通報(bào)跟進(jìn)進(jìn)度,這樣才能做到整個(gè)會(huì)議的高效閉環(huán),也不至于到時(shí)又需要重新開一個(gè)會(huì)來推動(dòng)工作進(jìn)度.
